Frederiek en Twan over het beroep van archivaris: ‘Er gaat een hele nieuwe wereld open met digitaal archiveren’

Door Roxanne Borgman

Het Regionaal Archief beheert en bewaart overheids- en particuliere archieven van Texel tot en met Castricum

Frederiek studeerde af aan de opleiding Geschiedenis; Twan is gediplomeerd archivaris. Allebei gaan ze over collectiebeheer en zorgen zij niet alleen voor beheer en behoud van archiefstukken, maar ook dat openbare archieven beschikbaar worden gesteld aan het publiek. Dit proces begint bij het aanleveren van materialen door overheidsinstanties of particulieren. “Als ik stukken in ontvangst neem van particulieren vraag ik altijd even of er gevoelige stukken tussen zitten,” vertelt Frederiek. “Dan ben ik van tevoren al op de hoogte en dan houd ik hier rekening mee.” 

Binnengekomen stukken worden materieel gecontroleerd op bijvoorbeeld schimmels en zilvervisjes, vervolgens omgepakt in zuurvrije dozen en omslagen en veilig opgeslagen in depots. Daarna moeten de stukken nog worden beschreven zodat bezoekers van het archief weten wat er ongeveer in staat en of ze er wat aan hebben. “Bij dat proces probeer ik echt afstand te houden als het om persoonlijke documenten gaat,” zegt Frederiek. “Je wilt ze tegelijkertijd goed beschrijven maar ook afschermen vanwege de privacy van personen, vooral bij familiearchieven ligt dat precair.” 

‘Dat maakte veel indruk’

Twan: “Ik ben ook altijd wel benieuwd naar de motivatie van mensen om hun persoonlijke archieven hier te brengen. Wij zijn wettelijk verplicht om overheidsarchieven te beheren, maar bij particulieren ligt dat anders.” Mensen dragen verschillende redenen aan om hun persoonlijk archief veilig te stellen. Sommigen willen op deze manier blijven voortbestaan en herinnerd worden, anderen willen dit vooral doen voor het nageslacht zodat zij onderzoek kunnen doen naar hun identiteit of afkomst. “Iedereen heeft wel een bepaalde rol gehad in de samenleving, of je nu bakker of burgemeester bent geweest,” vertelt Twan, “en een persoonlijk archief geeft dan een goed beeld van hoe zo’n persoon leefde in een bepaalde tijd.” 

Sommige verhalen kunnen echt indrukwekkend zijn. Twan herinnert zich nog de afscheidsbrief van Fritz Conijn, een jonge Alkmaarse verzetsheld uit de Tweede Wereldoorlog die onder andere distributiekantoren overviel om distributiebonnen te verdelen onder de mensen die ze niet kregen. “Het was de laatste brief die hij stuurde naar zijn ouders voordat hij werd geëxecuteerd in Vught. Hij was toen nog een stuk jonger dan ik, dus dat maakte veel indruk.”

Waardevol

“Het is onze wettelijke taak om overheidsarchieven te bewaren zodat de burger de overheid kan controleren,” vertelt Frederiek. “Bij particulieren archieven gaat het vooral om het zo goed mogelijk kunnen reconstrueren van de geschiedenis.” Archieven kunnen zodoende niet alleen inkleuring geven aan hoe mensen, verenigingen en bedrijven zich organiseren door de tijd heen, maar kunnen ook geschillen oplossen en waardevol zijn voor nabestaanden. 

Twan: “Onze restauratiemedewerker Benita moest eens een kaart tevoorschijn halen uit de 15e of 16e eeuw om de officiële grenzen van de gemeente Bergen boven water te krijgen. En er is ook onderzoek geweest naar Joods erfgoed. Tijdens de Tweede Wereldoorlog is er heel veel ingenomen en verkocht en nu kan er dankzij onderzoek in de archieven worden onderzocht of iets rechtmatig is gebeurd. Dit zorgt voor overzicht en erkenning bij de nabestaanden.”

Digitale uitdaging

Het Regionaal Archief is druk bezig geweest om te zorgen voor continuïteit en een preserveringsbeleid bij digitale archieven. “We willen kunnen garanderen dat het digitale archief door de tijd heen zo goed mogelijk bewaard blijft,” vertelt Twan. De maatschappij produceert steeds meer digitaal, wat er bij het archief binnenkomt verandert dan ook door de tijd heen. “Het is hartstikke interessant om te zien wat er allemaal op floppydisks en cd-roms staat, of wat er in de cloud wordt bewaard,” vindt Frederiek. “Zo’n heel oud papieren document blijft altijd bijzonder, maar het is ook afhankelijk van wat je wilt onderzoeken. Een onderzoeker uit de toekomst kan niet om digitale archieven heen.” 

‘Ze komen echt tot leven’

Digitale archieven zijn handig voor familieonderzoek en bijvoorbeeld historici, maar het digitaliseren van fysieke objecten heeft ook zijn meerwaarde. Twan: “We hebben bijvoorbeeld glasplaatnegatieven. Dat zijn hele vroege fotografieën en dus heel kwetsbaar. Je kunt ze ook niet zomaar zien. Pas als je ze digitaliseert en beschikbaar stelt komen ze tot leven. Op je computer kun je inzoomen en afbeeldingen delen. Zo kun je een object echt goed bekijken. Anders liggen de objecten in een depot waar ze geraadpleegd kunnen worden, maar nu breng je ze aan de man.” Frederiek: “We nemen tegenwoordig ook steeds meer digitale archieven aan en dan moet je je ook gaan afvragen of de klassieke manier van inventariseren nog wel bruikbaar is.”

‘Hoe gaan we dit bewaren?’

“We zitten in verschillende werkgroepen die nadenken over hoe je websites opslaat, of videotulen, dus opnames van gemeenteraadsvergaderingen, maar ook social media kanalen, videogames en NFT’s (non-fungible tokes, red.), dat zijn blockchainafbeeldingen,” vertelt Twan. “Dat zijn allemaal soorten informatie waar een archiefinstelling tegenwoordig mee te maken krijgt. Hoe gaan we dit bewaren en beschikbaar stellen en hoe bewaar je voldoende zodat je een kijkje kunt geven in hoe het was? Er gaat een hele nieuwe wereld open met het digitaal archiveren.”

Meer weten over de stukken bij het archief? Ga naar www.geschiedenislokaalregionaalarchiefalkmaar.nl.