Column: Digitaal tenzij
Iedereen communiceert digitaal. Is het niet op social media over ons zelf of over je eigen onderneming, dan is het wel met de instanties aan wie wij verbonden zijn. De belastingdienst stuurt haar berichten via de berichten-box. De zorgverzekeraar geeft digitaal inzicht in de declaraties. Bij de bank moet je separaat een aanvraag indienen om nog de bankafschriften op papier te mogen ontvangen.
De brievenbussen raken steeds minder vol. De postbode heeft tegenwoordig voldoende ruimte in zijn of haar tassen voor huis-aan-huis-reclame. Maar als het gaat over de eigen financiële administratie, zie ik nog heel veel documenten op papier. De softwareleveranciers van administratieve pakketten zijn al een stap in de goede richting om de volledige administratie digitaal te registreren. De digitale facturen worden door middel van OCR herkend en digitaal gekoppeld aan een mutatieregel. Steeds meer softwarepakketten kunnen ook met een UBL bestand omgaan (XML).
Bankrekeningen kunnen worden gekoppeld aan de financiële administratie. Dagelijks worden de bankmutaties automatisch beschikbaar gesteld in de financiële administratie. Klaar om verwerkt te worden. Dit zijn de eerste twee basisbeginselen van het voeren van een digitale administratie.
Of jij als ondernemer nu zelf de administratie verwerkt of dat jij het laat verzorgen door een administratie- of accountantskantoor.
Alle gegevens worden op deze wijze digitaal opgeslagen. Zijn deze gegevens op verschillende wijze te raadplegen en is het niet meer noodzakelijk om een rij van mappen in de kast aan te houden. Maar waarom blijven dan toch nog zoveel ondernemers de administratie op papier houden. Omdat papier toch makkelijker leest? Mail en berichten lezen wij al jaren alleen maar digitaal. Dus zou het niet beter zijn om het om te draaien. Administraties worden alleen nog maar digitaal verwerkt. Gegevens worden met een hoge frequentie (dagelijks of wekelijks) gedeeld en verwerkt.
Voordelen:
- Sneller en efficiënt;
- Minder kans op fouten;
- Alle facturen digitaal te vinden in een archief;
- Mogelijkheid tot hogere frequentie van registratie.
Nieuwsgierig? Wilt u meer weten? Loop gerust bij ons binnen. De koffie staat klaar!
Flynth adviseurs en accountants BV, J. Duikerweg 7, 1703 DH in Heerhugowaard.
Ons telefoonnummer is 088 - 2369900
